Zakelijke documenten printen zou vanzelfsprekend moeten zijn; niets zo vervelend als een lege toner, slechte service bij storingen of onduidelijke facturen. Hoe kun je zakelijk printen zonder zorgen? Wij geven je vijf tips.

Tip 1: Kies een aanbieder met een uitmuntende service

Een printercontract sluit je vaak af voor vijf of zes jaar, gelijk aan de economische levensduur van de gemiddelde printer. Maar sommige onderdelen gaan korter mee en moeten dus tijdens de contractperiode vervangen worden. Daarom sluit je vaak een servicecontract af. Maar welke service kun je precies verwachten? Wees bedacht op grote verschillen in de dienstverlening. Treedt er een storing op? Dan wil je dat het probleem zo snel mogelijk wordt opgelost. Maar op hoeveel servicemedewerkers kan de leverancier een beroep doen? En hoe is de service georganiseerd? Heeft de leverancier onderdelen op voorraad of moeten deze altijd besteld worden? Als het lang duurt voordat een printprobleem wordt opgelost, zal dit voor irritatie en stress op de werkvloer zorgen. Kies dus een aanbieder die zich bewust weet te onderscheiden met een goede service. Het verschil in kwaliteit van service is ontzettend groot en laat zich moeilijk raden. Vraag daarom goed door en kies bij voorkeur voor een betrouwbare partner uit de eigen regio met veel tevreden klanten. Lees ook onze blog ‘Zes kritische vragen bij het selecteren van een printerpartner’.

Tip 2: Check de algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden staan de regels die de aanbieder hanteert voor bijvoorbeeld de service, leveringen en betalingen. Zo weet je precies waar je aan toe bent. Maar zorg dat je goed begrijpt wat je afspreekt. Wat zijn de afspraken ten aanzien van stilzwijgende verlenging? Heb je inzicht in de kosten die je kunt verwachten? Brengt de aanbieder bijvoorbeeld kosten in rekening voor de levering van toners? Is de prijs per afdruk gebaseerd op een bepaalde inktdekking? Wat zijn de kosten als je meer inkt gebruikt?

Tip 3: Sluit een all-in-contract af

Overweeg je zelf een printer te kopen bij een elektronicazaak en de toners te bestellen bij een webshop? Dat kan goedkoper lijken, maar wist je dat een printer al snel zo’n vier keer duurder is als je alles zelf aanschaft? Bovendien zijn toners niet altijd (snel) leverbaar. Kies dus bij voorkeur voor een contract waar alles bij inbegrepen zit: denk aan de huur van apparatuur, de service en de levering van toners, en dat allemaal bij een betrouwbare partij met goede referenties. Daarmee ben je goedkoper uit en weet je zeker dat je zakelijk kunt blijven printen zonder zorgen.

Tip 4: Kies een betrouwbare partij

Voorkom dat je facturen ontvangt waar je niets van begrijpt. Lees de algemene voorwaarden goed door op verborgen kosten en kies voor een transparante partij met een goed trackrecord. Vergelijk meerdere aanbieders, stel kritische vragen over de dienstverlening en vraag naar ervaringen van klanten. Wil je weten hoe een factuur wordt opgebouwd? Vraag om een geanonimiseerd voorbeeld van een jaarfactuur, zodat je weet wat je kunt verwachten. Ook belangrijk voor een vergelijking tussen aanbieders: goede leveranciers denken proactief mee en zijn graag flexibel. In het algemeen zullen ze goed kunnen overbrengen een langetermijnrelatie voor ogen te hebben.

Tip 5: Vraag naar de mogelijkheden

Wat kan een printer nog meer, naast printen, kopiëren en scannen? Welke problemen kan een printer bijvoorbeeld zelf al oplossen? Of wellicht kun je met de printer werkprocessen beter organiseren? Vertel een aanbieder waar jouw organisatie tegenaan loopt en vraag naar de mogelijkheden. Zo bleek een advocatenkantoor veel kwijt tijd te zijn met het samenstellen van processtukken. Doxflow bedacht een softwareoplossing op maat, waardoor het kantoor nu een printer heeft die het werk uit handen neemt, wat de organisatie veel tijd bespaart. En wist je dat er zelfs printers zijn waarmee facturen automatisch kunnen worden herkend en gekoppeld aan boekhoudsoftware? Zo kun je facturen voortaan simpel scannen of laten ophalen uit een mailadres, waarna de software van Doxflow ze automatisch herkent en inboekt. Tel uit je winst!