Processtukken opmaken en versturen was nog nooit zo simpel

Ook binnen uw kantoor is men waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het samenstellen en afdrukken van processtukken. Geen leuke taak en vaak moeten deze juridische stukken onder grote tijdsdruk worden samengesteld. Doxflow helpt met haar applicatie Doxflow Legal. Met deze gebruiksvriendelijke applicatie kunnen processtukken veel efficiënter per zaak worden voorbereid, verzonden en afgedrukt inclusief tabbladen voor het scheiden van producties.

Tijd besparen op samenstellen processtukken?

Het samenstellen van processtukken kost veel tijd bij advocatenkantoren. Doxflow Legal helpt met de gehele voorbereiding van het processtuk door alle individuele bestanden samen te voegen tot een enkel perfect opgemaakt totaalbestand.

  • Creëer moeiteloos (digitale) processtukken inclusief tabbladen.
  • Wijziging op laatste moment? Met Doxflow Legal nooit meer een probleem!
  • Tabbladen kunnen, indien gewenst, aangevuld worden met eigen logo en/of zaakgegevens.
  • Verzend processtukken direct vanuit Doxflow Legal via de beveiligde Zivver connectie naar de gewenste ontvanger binnen de Rechtspraak.
  • Print processtukken inclusief tabbladen met 1 printopdracht op alle merken multifunctionals.

Meer weten? Bekijk de video rechts en neem contact met ons op.

Voordelen Doxflow Legal

  1. Bespaar tijd: Doxflow Legal brengt doorlooptijden om (proces)dossiers samen te stellen, producties op volgorde te zetten en het printen van processtukken terug van uren tot minutenwerk. Onze applicatie geeft gebruikers de mogelijkheid om op efficiënte wijze een processtuk op te bouwen, waarbij continue een goed visueel overzicht wordt verschaft van de individuele bestanden binnen het op te bouwen processtuk.Individuele pagina’s kunnen worden bekeken en ook scheidingsvellen/tabbladen kunnen makkelijk aan het processtuk worden toegevoegd. Vervolgens kan Doxflow Legal een afdrukgereed processtuk creëren, waarbij slechts eenmaal een printopdracht hoeft te worden verzonden naar de printer. Op deze wijze bespaart Doxflow Legal werknemers veel tijd en kan de werkdruk bij deadlines flink verminderd worden.
  2. Laatste-moment-wijzigingen geen probleem: Wijzigingen in de volgorde van de producties binnen het procesdossier aanbrengen is voortaan op eenvoudige wijze mogelijk. Voeg gewoon een extra productie toe of sleep een productie naar de juiste plek. Moet productie 8 toch productie 13 worden? Geen probleem. Doxflow Legal zet moeiteloos de producties in de juiste volgorde, terwijl de dynamische inhoudsopgave van de producties met de aangebrachte wijzigingen mee verandert. Zo houdt Doxflow Legal er rekening mee dat processtukken over een langere periode worden bewerkt en vaak nog laatste-moment-wijzigingen kennen door finale toevoegingen van bijvoorbeeld een productie of wijzigingen in een pleidooi.
  3. Minder kans op fouten: Door met Doxflow Legal te werken, wordt voorkomen dat wijzigingen vlak voor de deadline tot fouten leiden doordat de stukken met grote haast moeten worden verzonden naar Rechtbank, Gerechtshof of Hoge Raad. Tevens vermindert Doxflow Legal de kans op fouten bij het printen van een processtuk. Door gebruik van de applicatie zal de printopdracht van een processtuk altijd in zijn geheel worden voltooid. Overige printopdrachten kunnen zo nooit meer tussen het procesdossier komen zodat gevoelige fouten in het dossier worden voorkomen.
  4. Tabbladen of scheidingsvellen kunnen met één druk op de knop overal worden ingevoegd of per productie verwijderd. De tabbladen worden door de printer herkend, waarbij deze automatisch vanuit de juiste lade kunnen worden opgepakt en door de printer op de juiste plek binnen het processtuk worden geplaatst. Het volledige processtuk ligt op deze wijze in zijn geheel klaar op de printer en hoeft niet meer handmatig te worden samengevoegd.
  5. Beveiligd mailen naar Rechtbank, Gerechtshof of Hoge Raad. Via Doxflow Legal kan direct vanuit de applicatie het juist opgemaakte processtuk in zijn geheel naar de juiste ontvanger worden verzonden. Doxflow Legal heeft een koppeling met Zivver en zo kan heel makkelijk en foutloos het digitaal afleveren van processtukken worden verzorgd.
  6. Doxflow Legal van en voor professionals uit de praktijk. De digitaliseringsslag die gemaakt kan worden via Doxflow Legal is ingegeven door advocaten en procesondersteuners uit de praktijk en de applicatie is daarmee maatwerk voor de advocatuur. Ze maakt een einde aan vele individuele printopdrachten binnen 1 processtuk, onoverzichtelijke dossiers uitgespreid over kantoortafels en het inscannen + uploaden van meerdere delen van uw processtuk (< 25 MB) bij verzending via beveiligde portal naar Rechtbank, Gerechtshof of Hoge Raad.

EFFICIENT 
Geen verspilling van kostbare arbeidstijd

VEILIG
Eigen vertrouwde ICT-omgeving

GEBRUIKSVRIENDELIJK
Intuïtief in gebruik, geen training vereist

Hoe werkt Doxflow Legal?

Doxflow Legal stelt advocatenkantoren in staat om eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig, processtukken samen te stellen. Individuele juridische bestanden, waaronder producties, die samen het processtuk vormen, kunnen via de Doxflow Legal applicatie gemakkelijk en overzichtelijk worden samengevoegd tot één af te drukken processtuk.

Dit heeft als groot voordeel dat individuele bestanden van één samen te stellen processtuk niet stuk voor stuk uitgeprint hoeven te worden. Tevens biedt de applicatie de advocaat en andere gebruikers een duidelijk en continu overzicht van de opbouw van een processtuk.

Ook kunnen laatste-moment-wijzigingen (bijvoorbeeld het verplaatsen of toevoegen van producties) makkelijk en snel worden verwerkt zonder een verhoogde kans op fouten.

Doxflow Legal werkt vanuit een browser (Chrome, Firefox en Edge), waarbij geen internetverbinding tot stand komt. Het tabblad in de browser draait uitsluitend op de lokale computer of server. Door deze veilige inrichting blijft gevoelige informatie altijd binnen de eigen beveiligde omgeving.

Doxflow Legal is erg gebruiksvriendelijk en zal door vele gebruikers op zeer makkelijke wijze kunnen worden gebruikt voor het samenstellen en fysiek printen van processtukken. Tevens is het mogelijk om binnen de applicatie te werken in teamverband.

Voor Doxflow Legal hoeft geen verwerkersovereenkomst te worden gesloten.

Goed om te weten

  • Eenvoudige installatie, is direct na installatie klaar voor gebruik.
  • Intuïtief in het gebruik. Gebruikersinstructie en videomateriaal zal beschikbaar worden gesteld. Nagenoeg geen training is nodig.
  • Veilig. Geen verbinding met internet. Alle samengestelde bestanden en printopdrachten blijven voortdurend binnen de eigen omgeving. Voorts staat Doxflow Legal alleen toe dat PDF bestanden worden geïmporteerd binnen de applicatie. Individuele bestanden kunnen zo nooit binnen de applicatie aangepast worden, waardoor de kans op fouten afneemt en verspilling van tijd en papier ook teruggebracht kan worden.
  • Updates & service zijn inclusief. We luisteren naar advocaten en andere gebruikers en zullen gedeelde gebruikerservaringen verwerken in continue verbeteringen van Doxflow Legal.
  • Eenvoudige koppeling met elke bestaande printer op kantoor. Doxflow Legal herkent bestaande printer(s) en is ingericht om verschillende lades in één opdracht aan te sturen. Slechts één keer naar de printer lopen om het gehele dossier op te halen volstaat. Voorzien van tabbladen en inlegvellen, zelfs van nietjes en perforaties (indien ondersteund).
  • Toekomstbestendig en slagvaardig. De Corona epidemie heeft de Raad van de Rechtspraak er toe gebracht onder andere wijzigingen aan te brengen in de verzending van processtukken. Juridische documentatie kan inmiddels via Zivver, in een veilige modus, digitaal worden verzonden. Doxflow Legal tracht dit proces voor de advocatenpraktijk te vergemakkelijken door de functie “afdrukken” uit te breiden met de functie “verzenden” naar de juiste sectie binnen de Rechtspraak. De ontwikkelaars van Doxflow Legal hebben jarenlang ervaring op het snijvlak van het juridische werkveld & ICT en zijn sinds 2015 al betrokken bij de zakelijke kant van de digitalisering van de Rechtspraak (KEI).

Demo Doxflow Legal

Graag laten wij u in een afspraak (zowel video-afspraak of kantoorafspraak is mogelijk) onze applicatie zien. Doxflow Legal is een zeer gebruiksvriendelijke applicatie die advocaten en juridische medewerkers in één oogopslag zullen doorgronden en de toegevoegde waarde ervan zullen herkennen.

Tijdens een korte demo laten wij u en uw collega’s de applicatie zien, waarbij direct de toegevoegde waarde van Doxflow Legal voor uw kantoor kan worden bepaald.

Laat uw gegevens achter en u wordt binnen 24 uur door ons teruggebeld voor meer informatie of eventueel het inplannen van een demo-afspraak.

VRAAG EEN DEMO AAN

Uiteraard kunt u ook direct met ons contact opnemen. Wij zijn te bereiken op 020-3317171.