Heb je een zakelijke partner nodig en ben je op zoek naar een geschikte printerpartner? Dan is het fijn om te weten waar je op kunt letten. Een printercontract heeft vaak een looptijd van vijf of zes jaar, een periode waarin er veel kan gebeuren, zoals de indexering van kosten. Hoe voorkom je dat je een contract afsluit met een partij die misbruik maakt van de langere contractperiode? Laat je goed informeren en stel kritische vragen bij het selecteren van een printerpartner. Met deze vragen ben je goed voorbereid.

Welke algemene voorwaarden hanteert de aanbieder?

Vraag de aanbieder naar de algemene voorwaarden. Dit zijn ‘de kleine lettertjes’ waarin wordt bepaald onder welke voorwaarden een onderneming zakendoet. Zo weet je precies waar je aan toe bent. Krijg je snel inzage in de voorwaarden? Of blijft een partij vaag? En welke voorwaarden hanteert de aanbieder? Wees bedacht op nadelige bepalingen en verborgen kosten. Wat wordt bijvoorbeeld verstaan onder een afdruk? Hoe kan het contract worden beëindigd? Wat zijn de opzegkosten? Download ons e-paper ‘Voorkom deze valkuilen bij het afsluiten van een printercontract’ voor een overzicht met de meest voorkomende valkuilen en hoe je je hiervoor kunt behoeden.

Hoe is de service georganiseerd?

Een printercontract sluit je vaak af voor meerdere jaren. Maar sommige onderdelen van de printer gaan korter mee en moeten dus tijdens de contractperiode vervangen worden. Daarom sluit je vaak een servicecontract af. Maar wat kun je precies verwachten? Vaak lijkt het alsof twee partijen dezelfde service verlenen. Bijvoorbeeld omdat ze allebei binnen 8 uur een reactie garanderen. Maar in de praktijk kunnen er grote verschillen zijn in de uitvoering van de service. Heeft een aanbieder bijvoorbeeld zelf een servicemedewerker in dienst of niet? Wordt elk probleem opgelost? En worden er voorrijkosten in rekening gebracht? 

Goede vragen zijn bijvoorbeeld:

• Verlenen jullie de service zelf of via de leverancier?
• Hoeveel servicemedewerkers hebben jullie tot jullie beschikking?
• Wat valt er binnen het servicecontract?
• Wat is jullie uitvalsbasis?

Is een partij flexibel?

In vijf of zes jaar tijd kan er veel veranderen. Misschien besluit jouw onderneming een andere richting in te slaan, waarvoor je andere printoplossingen nodig hebt. Of wellicht besluit de aanbieder te stoppen met zijn onderneming. Vraag de aanbieder bijvoorbeeld:

• Wat zijn de gevolgen als mijn organisatie binnen de contractduur een andere printer nodig blijkt te hebben?
• Wat zijn de consequenties als een aanbieder stopt of failliet gaat? Wat betekent dit voor de overeengekomen serviceafspraken?

Krijg ik een nieuwe of tweedehands printer?

Sommige leveranciers bieden tegen een gereduceerd tarief tweedehands printers aan, die bijvoorbeeld alleen gebruikt zouden zijn als showroommodel. Maar klopt dat wel? 

Krijg je een tweedehands printer aangeboden? Vraag dan altijd naar de historie:

• Hoeveel afdrukken zijn er met de printer gemaakt?
• In welk bouwjaar is de printer geproduceerd?
• Wat is het serienummer?
• Wat is de naam van het vorige bedrijf waar de printer stond?
• Kan ik een onderhoudsboekje zien?

Wordt het contract stilzwijgend verlengd?

Bij het aangaan van een printercontract denk je er misschien niet meteen over na, maar wat kun je verwachten tegen het einde van het contract? Wordt het contract automatisch verlengd als je niet tijdig opzegt? En met welke termijn moet er dan worden opgezegd? Voorkom dat je over een aantal jaar voor vervelende verrassingen komt te staan en stel vooraf kritische vragen:

• Wat zijn de opzegmogelijkheden?
• Wat is de opzegtermijn?

Met welke termijn wordt het contract verlengd als je niet tijdig opzegt?[

Moet ik de printer inleveren na afloop van het contract?

Als het contract is afgelopen, heb je de printer dan afgekocht of moet je deze weer inleveren en worden hiervoor kosten gerekend? Voorkom misverstanden en vraag om duidelijkheid:

• Van wie is de printer als het contract is afgelopen?
• Als ik de printer weer moet inleveren, worden hier dan nog eisen aan gesteld? Kan bijvoorbeeld eventuele schade aan de machine in rekening worden gebracht? 
• Wat zijn de exacte kosten voor het ophalen van de apparatuur aan het einde van het contract?
• Als de printer moet worden ingeleverd, wie betaalt dan de kosten voor het transport?

Tot slot

Ben je op zoek naar een betrouwbare printerpartner? Laat je goed informeren. Stel kritische vragen en kijk hoe de aanbieder reageert. Worden je vragen niet direct beantwoord? Of blijft een partij vaag? Vraag jezelf af of je met zo’n partij een langdurig contract wilt aangaan. 

Kies voor een betrouwbare printerpartner met complete ontzorging, goede service en transparante facturen. Wil je weten wat Doxflow voor jouw organisatie kan betekenen? Voel onze specialisten gerust aan de tand. Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak.